Theo quy định của "Biện pháp về chứng nhận lãnh sự" (có hiệu lực từ ngày 1/3/2016), chứng nhận lãnh sự là chỉ hoạt động của cơ quan chứng nhận lãnh sự đối với tính chân thực của con dấu và chữ ký cuối cùng trên giấy công chứng trong nước liên quan đến nước ngoài, giấy tờ, văn bản chứng minh khác hoặc giấy tờ, văn bản liên quan của nước ngoài theo yêu cầu của công dân, pháp nhân hoặc các tổ chức khác. Các Đại sứ quán và Lãnh sự quán Trung Quốc tại nước ngoài có thể chứng nhận lãnh sự các giấy công chứng hoặc giấy tờ, văn bản chứng minh khác do cơ quan chức năng của nước sở tại cấp và được Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của nước sở tại chứng nhận, dự định sử dụng tại Trung Quốc.
Mục đích chứng nhận lãnh sự là nhằm khiến các giấy tờ, văn bản của một nước được công nhận tại một nước khác, không ảnh hưởng tới hiệu lực pháp lý tại nước ngoài do nghi ngờ tính chân thực của con dấu và chữ ký trên giấy tờ, văn bản. Chứng nhận lãnh sự không có chức năng xác nhận các hạng mục trong giấy công chứng hoặc các giấy tờ, văn bản chứng minh khác, không chịu trách nhiệm về tính chân thực và hợp pháp của nội dung giấy tờ, văn bản, nội dung do cơ quan cấp giấy tờ chịu trách nhiệm.
1/Thủ tục xin chứng nhận
- Trước khi xin chứng nhận lãnh sự, giấy tờ, văn bản liên quan của người yêu cầu chứng nhận trước hết cần có xác nhận của công chứng viên hoặc Sở Tư pháp nơi đăng ký hộ tịch Việt Nam;
- Người yêu cầu chứng nhận xin chứng nhận lãnh sự của nước sở tại với Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam;
- Người yêu cầu chứng nhận xin chứng nhận lãnh sự với Phòng Lãnh sự Đại sứ quán.
2/Hồ sơ
- 01 bản "Phiếu đề nghị chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán và Lãnh sự quán nước Cộng hòa Nhân dân Trung Quốc tại nước ngoài";
- Bản gốc và 01 bản sao của giấy tờ, văn bản xin chứng nhận lãnh sự (đã được Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận);
- Bản gốc và bản sao hộ chiếu có hiệu lực hoặc bản gốc và bản sao chứng minh thư (Thẻ căn cước) của người yêu cầu chứng nhận;
- Người được ủy quyền yêu cầu chứng nhận cần cung cấp chứng minh thư của người được ủy quyền và bản sao chứng minh thư có hiệu lực của người đương sự; nếu xin chứng nhận các hạng mục quan trọng, còn cần cung cấp thư ủy quyền của người đương sự;
Xin lưu lý: Đại sứ quán có thể đề nghị người yêu cầu chứng nhận có mặt tại Đại sứ quán và đích thân nộp đơn xin cũng như trả lời phỏng vấn nếu cần tiết.
- Trường hợp xin chứng nhận giấy phép hoạt động của công ty, còn cần cung cấp bản sao hộ chiếu của đại diện pháp nhân của công ty và văn kiện của công ty có thể chứng minh danh tính của đại diện pháp nhân.
- Giấy tờ, văn bản chứng minh cần thiết khác theo tình hình thực tế.
3/Lệ phí
-Yêu cầu thông thường:
Chứng nhận giấy tờ, văn bản dân sự: 20USD/bản (8USD đối với công dân Trung Quốc)
Chứng nhận giấy tờ, văn bản thương mại: 40USD/bản (16USD đối với công dân Trung Quốc)
-Yêu cầu làm nhanh: Thu thêm 25USD/bản.
-Yêu cầu làm gấp: Thu thêm 37USD/bản.
-Người yêu cầu chứng nhận có thể thanh toán trực tiếp tại Đại sứ quán, trả tại quầy riêng của Ngân hàng Công thương Trung Quốc chi nhánh Hà Nội (ngân hàng chỉ định của Đại sứ quán). Giờ làm việc là 2:30 PM-4:30 PM các ngày làm việc.
4/Một số lưu ý:
-Người yêu cầu chứng nhận cần cung cấp đơn xin chứng nhận với Đại sứ quán và Lãnh sự quán tương ứng theo nơi công chứng hoặc chứng nhận giấy tờ, văn bản và sự phân chia khu vực lãnh sự của Đại sứ quán và Lãnh sự quán tại Việt Nam. Đơn xin chuyển đến Đại sứ quán cần có sự chứng nhận của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam. Đơn xin có thể bị trả lại nếu không nộp theo sự phân chia khu vực lãnh sự.
-Nội dung của giấy tờ, văn bản và trình tự, thủ tục cần chân thực, hoàn chỉnh, hợp pháp, không được có nội dung vi phạm luật pháp Trung Quốc hoặc làm tổn hạn đến lợi ích quốc gia và lợi ích công chúng xã hội Trung Quốc. Trường hợp giấy tờ, văn bản xin chứng nhận gồm hai trang trở lên, cần đóng thành tập, bảo đảm không dễ bị tháo và thay đổi bằng cách niêm phong sáp hoặc đóng dấu giáp lai và dấu nổi để bảo đảm sự hoàn hảo của giấy tờ, văn bản. Đại sứ quán sẽ không chứng nhận nếu có các trường hợp như trình tự không hoàn chỉnh, quy cách không quy phạm, có nội dung không hợp pháp, giấy tờ và văn bản bị xóa và sửa, bị tháo, đổi...
-Bản tuyên thệ hoặc giấy chứng nhận không có tiền sử hôn nhân dùng để đăng ký kết hôn tại Trung Quốc có hiệu lực trong vòng 6 tháng kể từ ngày được công chứng; giấy công chứng tình trạng hôn nhân, sức khoẻ, tài sản, thu nhập và không có tiền án dùng để nhận con nuôi tại Trung Quốc, có hiệu lực trong vòng 6 tháng, từ ngày công chứng đến ngày xin đăng ký nhận nuôi (không bao gồm thời gian thụ lý của trung tâm nhận nuôi Trung Quốc). Đại sứ quán không công chứng những giấy tờ, văn bản hết hạn.
-Giấy tờ, văn bản có công chứng của Đại sứ quán không được tháo hoặc xóa, sửa tùy tiện. Người yêu cầu chứng nhận chịu trách nhiệm về các vấn đề và trách nhiệm pháp lý phát sinh do người yêu cầu chứng nhận tự tháo hoặc xóa, sửa đổi văn kiện.
5/Thời gian xử lý
Thời gian thụ lý giấy tờ, văn bản: 8:30 AM – 11:00 AM các ngày làm việc.
- Yêu cầu làm thông thường: 4 ngày làm việc.
- Yêu cầu làm nhanh: Ngày làm việc thứ 3 từ khi nhận được hồ sơ.
- Yêu cầu làm gấp: Ngày làm việc thứ 2 từ khi nhận được hồ sơ.
Lưu lý: Thời gian xử lý nói trên là trường hợp thông thường, một số đơn xin có thể đòi hỏi thời gian dài hơn. Nếu gặp phải trường hợp như vậy, người yêu cầu chứng nhận cần chờ thông báo của Đại sứ quán.